Todo sobre Soft-ia, el software de administración de condominios homologado por el SENIAT

Soft-ia es un software de administración de condominios, propiedades horizontales y clubes, homologado por el SENIAT en Venezuela. Centraliza en un solo lugar el control de pagos, la morosidad, la emisión de recibos y facturas, los estados de cuenta y los reportes financieros.

Su objetivo es que administradores y juntas de condominio lleven la gestión de forma organizada, transparente y profesional, sin depender de hojas de Excel dispersas ni capturas de pagos por WhatsApp.

Soft-ia es una aplicación web en la nube: se accede desde el navegador (Chrome, Edge, Safari) con tu usuario y contraseña, sin necesidad de instalar ningún programa ni de contar con equipos potentes. Funciona en cualquier computadora, laptop, tablet o teléfono con conexión a internet, igual que cuando entras a tu correo o a tu banca en línea.

Ser una aplicación web le da a Soft-ia ventajas concretas: puedes gestionar tu administración desde cualquier lugar y dispositivo —la oficina, tu casa o el celular—, sin depender de una única computadora. Toda la información queda respaldada automáticamente en servidores seguros en la nube, de modo que aunque se dañe o se pierda tu equipo, tus datos financieros siguen intactos y disponibles. Las actualizaciones se aplican de forma automática —incluso cuando cambian requisitos del SENIAT— sin tener que reinstalar nada. Además, permite el trabajo multiusuario: administrador, contador y junta acceden a la misma información en tiempo real, cada uno con sus permisos, evitando los descuadres típicos de manejar varios archivos de Excel separados.

El acceso también es inmediato para el propietario. Cuando recibe por correo el recibo de cobro, puede ingresar a Soft-ia directamente desde ese mismo correo, ya que el sistema lo inicia sesión de forma automática, sin recordar usuario ni contraseña. Lo mismo ocurre cuando recibe un mensaje de cobranza por WhatsApp o interactúa con el bot automatizado. Para usar Soft-ia solo necesitas conexión a internet, con la tranquilidad de que todo queda respaldado de forma automática.

Soft-ia nació en 2015 y es desarrollado por Building Security Solutions, C.A. (RIF J-29636321-8), empresa cuyo equipo suma más de 12 años de experiencia en el desarrollo de sistemas y, en particular, en tecnología aplicada a la administración de condominios y propiedades horizontales.

Soft-ia está diseñado para administradores profesionales de condominios, empresas administradoras y juntas de condominio autogestionadas, así como para encargados de edificios, conjuntos residenciales, propiedades horizontales y clubes. Es apto tanto para condominios pequeños como grandes y no requiere conocimientos técnicos ni contables avanzados.

Sí. Además de condominios y propiedades horizontales, Soft-ia se utiliza para la administración de clubes sociales, deportivos y campestres. Gestiona el cobro de cuotas de socios, la morosidad, los recibos y los reportes financieros con la misma lógica organizada y transparente.

Sí. Aunque un condominio sea pequeño, los errores administrativos, la morosidad y la falta de respaldo afectan por igual. Soft-ia ordena la gestión desde el primer día, evita descuadres y ahorra horas de trabajo manual, sin importar el número de unidades.

Soft-ia incluye registro y conciliación de pagos, control automático de morosidad, emisión de recibos y facturas homologadas por el SENIAT, generación de estados de cuenta, reportes financieros para asambleas y juntas directivas, comunicación con los propietarios y respaldo digital de toda la información y los soportes bancarios.

Soft-ia calcula automáticamente cuánto debe cada propietario o socio y muestra en segundos quién está al día y quién está moroso. Al enviar estados de cuenta claros y automáticos, cada propietario sabe exactamente cuánto debe, lo que ayuda a recuperar cuotas atrasadas más rápido y reduce las discusiones por errores administrativos.

Sí. Soft-ia emite los recibos de cobro y los estados de cuenta de forma automática, eliminando el trabajo manual que normalmente consume horas cada mes.

El proceso es simple: la primera vez se cargan de forma masiva los gastos fijos y variables del condominio, y a partir de ahí quedan listos para los meses siguientes. Cada mes solo necesitas agregar los gastos especiales o ajustar algún monto que haya cambiado. Una vez completadas las obligaciones del período, con un solo botón se emite el recibo a todos los propietarios al mismo tiempo, enviándose de forma masiva por correo electrónico y también por WhatsApp.

Gracias a este flujo, el tiempo dedicado a la facturación se reduce en más de un 70%: en lugar de pasar días armando y enviando cobros manualmente, el administrador completa el proceso en minutos.

Soft-ia registra cada pago en minutos y lo asocia a su soporte, dejando atrás las capturas de WhatsApp y la revisión manual del banco uno por uno. Ofrece varias formas de reportar y conciliar pagos:

1. Pago móvil conciliado automáticamente (lo más innovador): ni siquiera hay que reportar el pago. El sistema está integrado con el banco, reconoce al propietario y registra y concilia sin intervención humana.
2. Pago móvil con conciliación instantánea: el propietario paga a los datos del sistema y registra su pago; Soft-ia lo concilia o lo rechaza al instante, reduciendo los errores de registro y conciliación.
3. Pagos C2P: el propietario recibe una clave de su banco y, con esa clave, el banco captura el pago; queda registrado y conciliado automáticamente.
4. Transferencias tradicionales: se concilian automáticamente al cargar los estados de cuenta del banco.

Además, puedes designar usuarios específicos para conciliar o dejar esa tarea exclusivamente en manos del administrador y/o la junta de condominio.

Sí. Con Soft-ia puedes generar reportes financieros para la junta directiva y las asambleas con un solo clic, llegando a la reunión con cifras claras y pudiendo responder cualquier pregunta con confianza, en lugar de pasar noches preparando informes en Excel.

Toda la información financiera y los soportes quedan respaldados digitalmente y disponibles desde cualquier lugar, eliminando la dependencia de una sola persona. Para máxima seguridad, Soft-ia realiza respaldos de la base de datos cada hora en tres servidores ubicados en tres continentes distintos, de modo que tu información esté siempre protegida ante cualquier eventualidad.

Sí. Soft-ia es un sistema administrativo de condominios homologado por el SENIAT y autorizado oficialmente para la emisión de facturas y otros documentos fiscales. Cumple con los requisitos fiscales exigidos en Venezuela, ayudando al administrador a evitar sanciones y a mantener una administración transparente y auditable.

Soft-ia mantiene toda la información organizada, trazable y respaldada, con cada movimiento asociado a su soporte. Esto permite responder con transparencia ante una auditoría, un contador o una asamblea, y evita las inconsistencias difíciles de explicar que ocurren con la gestión manual.

Soft-ia cuenta con autorización oficial del SENIAT. Mediante autorización emitida en Caracas el 3 de junio de 2025, el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) autorizó a la empresa Building Security Solutions, C.A. (RIF J-29636321-8) el uso del sistema informático SOFT-ia, Versión 1.0, para la debida emisión de facturas y otros documentos fiscales.

Dicha autorización se otorgó conforme a la Providencia Administrativa N° SNAT/2024/000121, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 43.032 de fecha 19/12/2024. Este respaldo oficial garantiza que los documentos emitidos por Soft-ia cumplen con la normativa fiscal vigente.

Soft-ia ofrece planes adaptados al tamaño y las necesidades de cada condominio, propiedad horizontal o club. Para conocer los planes y recibir una cotización a la medida, escríbenos a nuestros datos de contacto (teléfono, WhatsApp o correo) y con gusto te preparamos una propuesta.

Sí. Puedes usar Soft-ia gratis durante 15 días, con soporte y guías paso a paso para empezar desde cero o migrar tu información, ya sea desde un manejo manual (archivos de Excel) o desde otro sistema que no cumpla con los requisitos de ley ni con las necesidades de una propiedad horizontal que quiere estar a la vanguardia.

No. Soft-ia está pensado para una puesta en marcha sencilla y acompaña al administrador en el proceso de cargar la información histórica, de modo que no se pierdan los datos anteriores. El sistema es intuitivo y requiere una capacitación mínima.

Soft-ia puede ponerse en marcha el mismo día en que activas tu demo, con acompañamiento completo desde ese momento. La capacitación se adapta a las necesidades de cada cliente, sobre todo según los usuarios que vaya a tener; por lo general, en el primer mes quedan cubiertas todas las necesidades. Además, dispones de acompañamiento durante todo el tiempo que uses el sistema, aunque en la práctica la mayoría rara vez lo necesita.

Sí. La operación del sistema la realiza el administrador; los propietarios solo reciben sus recibos y estados de cuenta de forma clara. Y como pueden acceder a su información directamente desde el correo, el WhatsApp o el bot —sin recordar usuario ni contraseña—, la barrera tecnológica prácticamente desaparece.

Soft-ia ofrece soporte por WhatsApp, teléfono y correo electrónico. Además, cuenta con un bot automatizado disponible 24/7 que atiende tanto a administradores como a propietarios sin necesidad de intervención humana, resolviendo dudas y dando acceso a la información en cualquier momento.

A diferencia de Excel, los cuadernos o las capturas de WhatsApp, Soft-ia centraliza toda la información en un solo lugar, evita descuadres, automatiza el registro de pagos y la emisión de recibos, respalda todo en digital y genera reportes fiscales homologados por el SENIAT. Reduces el tiempo de administración de horas a minutos y eliminas la dependencia de una sola persona.

En lugar de dedicar varias horas diarias a revisar pagos, con Soft-ia puedes hacerlo en pocos minutos. Además, evitas costos como contratar un asistente solo para registrar pagos, pagar horas extra para elaborar reportes o contratar servicios externos de conciliación, y reduces pérdidas por pagos mal registrados o información extraviada.

Actualmente, más de 800 condominios y más de 150.000 usuarios confían en Soft-ia para su administración diaria, una base que respalda la solidez, la confiabilidad y la experiencia real del sistema.

Teléfonos y WhatsApp: +58 414-5897128 / +58 414-5949275
Correos: soft-ia@soft-ia.com y admin@soft-ia.com
Bot automatizado 24/7: +58 412-7750017
Teléfono internacional: +1 863-8433753